Quy trình nhập hàng chính ngạch từ 1688: Hợp pháp hóa hóa đơn đầu vào.

Read Time:5 Minute, 27 Second

Hồi mới bắt đầu làm kinh doanh, mình cũng giống như đa số mọi người: Cứ nhập hàng “tiểu ngạch” cho nhanh gọn. Lúc đó tư duy đơn giản lắm, chỉ cần hàng về đến kho, bán có lãi là mừng rồi. Thế nhưng, đến khi quy mô cửa hàng lớn dần, mình bắt đầu mất ngủ khi nghĩ đến chuyện: “Nếu quản lý thị trường kiểm tra thì lấy đâu ra hóa đơn?” hay “Làm sao để đưa chi phí nhập hàng vào sổ sách kế toán một cách hợp lệ?”.

Đó là lúc mình bắt đầu tìm hiểu về nhập hàng chính ngạch order 1688. Thú thật, lúc đầu nghe đến hai chữ “chính ngạch” mình sợ lắm, cứ nghĩ là thủ tục rườm rà, thuế phí cao ngất ngưởng. Nhưng khi dấn thân vào rồi mới thấy, đây là con đường duy nhất để làm ăn bền vững. Hôm nay, mình sẽ chia sẻ lại toàn bộ quy trình này một cách bình dân học vụ nhất để bạn không còn thấy nó “khó nhằn” nữa.

1. Tại sao phải đi chính ngạch? Đừng đợi “mất bò mới lo làm chuồng”

Đi chính ngạch không chỉ là chuyện “thượng tôn pháp luật” đâu, mà nó còn bảo vệ chính túi tiền của bạn:

Có hóa đơn đỏ (VAT): Cái này cực quan trọng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa. Có hóa đơn, bạn tự tin bày bán, không sợ bị thu giữ hàng vô cớ.
Hợp thức hóa dòng tiền: Bạn chuyển tiền thanh toán qua ngân hàng, có chứng từ rõ ràng, kế toán cứ thế mà hạch toán chi phí, giảm bớt thuế thu nhập doanh nghiệp.
Vận chuyển ổn định: Hàng chính ngạch đi đường lớn, có tờ khai hải quan nên ít khi bị tắc biên như hàng tiểu ngạch.

2. Quy trình 5 bước đưa hàng từ 1688 về Việt Nam một cách “đường đường chính chính”

Đây là lộ trình mình vẫn đang đi hàng tuần, các bạn có thể tham khảo nhé:

Bước 1: Tìm nguồn hàng và đàm phán (Ủy thác hay tự đứng tên?)

Trên 1688, bạn vẫn tìm hàng như bình thường. Tuy nhiên, có một điểm cần lưu ý: Không phải xưởng nào cũng có chức năng xuất khẩu.

Nếu bạn có công ty và có giấy phép xuất nhập khẩu: Bạn tự làm việc với xưởng.
Nếu bạn là cá nhân/hộ kinh doanh: Mình khuyên nên chọn phương thức Ủy thác nhập khẩu. Tức là bạn nhờ một đơn vị Logistics đứng ra làm mọi thủ tục, ký hợp đồng ngoại thương với xưởng Trung Quốc và xuất hóa đơn đỏ lại cho bạn tại Việt Nam. Cách này cực kỳ nhàn đầu cho người mới.

Bước 2: Ký kết hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)

Sau khi chốt giá trên 1688, đơn vị ủy thác sẽ ký hợp đồng với phía xưởng Trung Quốc. Trong hợp đồng phải thể hiện rõ: Tên hàng, số lượng, đơn giá, quy cách đóng gói và điều kiện giao hàng (thường là FOB hoặc EXW). Đây là căn cứ pháp lý quan trọng nhất để làm thủ tục hải quan sau này.

Bước 3: Thanh toán quốc tế

Thay vì chuyển tiền lậu qua các dịch vụ “đổi tiền” trôi nổi, đi chính ngạch bạn sẽ chuyển khoản qua ngân hàng (T/T hoặc L/C). Dòng tiền đi từ tài khoản công ty Việt Nam sang tài khoản công ty Trung Quốc. Sự minh bạch này giúp bạn tránh được rất nhiều rắc rối với các cơ quan quản lý tài chính.

Bước 4: Làm thủ tục hải quan và đóng thuế

Khi hàng về đến cửa khẩu, đơn vị Logistics sẽ tiến hành mở tờ khai hải quan. Lúc này bạn sẽ phải đóng 2 loại thuế chính:

Thuế nhập khẩu: Tùy vào mã HS Code của mặt hàng (dao động từ 0-20%, nếu có chứng nhận xuất xứ C/O Form E thì nhiều mã hàng về 0% luôn, cực hời!).
Thuế VAT hàng nhập khẩu: Thường là 8% hoặc 10%.

Bước 5: Thông quan và nhận hàng kèm hóa đơn

Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, hàng sẽ được thông quan và chở về kho của bạn. Điểm khác biệt lớn nhất là trong tay bạn lúc này không chỉ có hàng, mà còn có Tờ khai hải quan và Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT).

3. Những “lưu ý vàng” để tránh mất tiền oan

Làm chính ngạch cần sự chính xác tuyệt đối, sai một ly đi một dặm ngay:

Mã HS Code: Hãy nhờ bên Logistics tư vấn thật kỹ mã HS để biết mức thuế phải đóng. Áp sai mã có thể bị phạt hoặc đóng thuế cao hơn thực tế.
Nhãn mác hàng hóa: Hàng chính ngạch bắt buộc phải có nhãn gốc và nhãn phụ bằng tiếng Việt. Thiếu cái này là bị phạt nặng khi kiểm tra đấy.
Chứng nhận xuất xứ (C/O Form E): Nếu xưởng Trung Quốc cấp được Form E, bạn sẽ tiết kiệm được một đống tiền thuế nhập khẩu. Hãy ưu tiên đàm phán cái này ngay từ đầu.

4. Cảm nhận cá nhân: Đi chính ngạch có đắt hơn không?

Nhiều người sợ đi chính ngạch vì thuế. Nhưng hãy nhìn lại đi: Phí tiểu ngạch hiện nay cũng không hề rẻ do tình trạng siết chặt biên giới. Khi bạn đi chính ngạch, bạn được khấu trừ thuế VAT đầu vào, chi phí được trừ vào thuế thu nhập doanh nghiệp. Tính đi tính lại, tổng chi phí đôi khi chỉ nhỉnh hơn tiểu ngạch một chút, nhưng đổi lại là sự an tâm tuyệt đối.

Cái cảm giác tối về kê cao gối ngủ, không phải lo lắng canh cánh chuyện hàng hóa bị “sờ gáy” hay dòng tiền không minh bạch, tin mình đi, nó đáng giá từng đồng một.

Lời kết

Nếu bạn định làm ăn lâu dài, xây dựng thương hiệu thời trang hay đồ gia dụng uy tín tại Việt Nam, hãy bắt đầu nghiên cứu quy trình chính ngạch ngay từ bây giờ. Đừng để đến khi “biến” xảy ra mới hối hận.

Bạn đang gặp khó khăn ở khâu tìm đơn vị ủy thác hay chưa biết cách tính thuế cho mặt hàng mình định nhập? Để lại bình luận bên dưới, mình sẽ cùng thảo luận và gỡ rối giúp bạn nhé!